در این مطلب می خوانید:
مدیریت پروژه کسب‌وکار چه تأثیری روی کسب‌وکار ما دارد؟ این سؤالی است که بسیاری از مدیران ارشد و کارآفرینان مطرح می‌کنند. آن‌ها می‌پرسند که آیا نظارت و مدیریت بر روی تیم‌های کاری را نمی‌توانیم خودمان انجام دهیم؟
مدیران ارشد شرکت فکر می‌کنند با نظارت جزئی بر روند انجام کار تیم‌ها، مدیریت قوی روی تیم‌ها داشته و از هزینه‌های استخدام مدیر پروژه یا دریافت خدمات مربوطه بی‌نیاز می‌شوند.
چیزی که دغدغه مدیران یا صاحبان کسب‌وکار است و در جلسات مشاوره از دکتر ماکان آریا پارسا می‌پرسند، این است که دریافت خدمات مدیریت پروژه برای آن‌ها، هزینه‌هایی مانند پرداخت حقوق، پرداخت بیمه و مزایا برای شرکتشان دارد.
حتی بعضی از مدیران ارشد شرکت این مسئله را مطرح می‌کنند که مدیران پروژه در امور مربوط به کار تیمی، با کارکنان به اختلاف می‌خورند و مانع انجام کار آن‌ها می‌شوند.
اما به نظر می‌رسد این مدیران از هزینه‌هایی که عدم استخدام مدیر یا مشاوره مدیریت پروژه ایجاد می‌کند، بی‌خبر هستند. صرفه‌جویی در زمان و هزینه اجرای پروژه، بهبود ارتباطات داخلی و بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیران ارشد از جمله مواردی است مدیران پروژه با لیاقت روی سازمان خود تأثیر می‌گذارند.
در این مقاله سعی می‌کنیم که به مطالب پیرامون در زمینه دریافت خدمات مشاوره مدیریت پروژه صحبت کنیم و به مهم‌ترین سؤالات متداول پاسخ دهیم.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه مجموعی از علوم، مهارت‌های مدیریتی و تکنیک‌هایی است که به کمک سازمان‌های تجاری و غیرتجاری آمده تا با کنترل بر تیم کارکنان به بهبود فرایندهای کسب‌وکار بپردازند. این مدیران وظایفی مانند برآورد هزینه و زمان اجرای پروژه، کنترل کیفی وظایف اعضای تیم و ارائه نحوه انجام کار به مدیران بالادستی را دارند.
همچنین این مدیران کارکنان را قادر می‌سازند تا به اهداف سازمان دست پیدا کنند. این کار با هماهنگی اعضای تیم، ایجاد ارتباط بین مشتری و شرکت و ایجاد پویایی در تیم کاری انجام می‌گیرد.
استخدام مدیر یا مشاور مدیریت پروژه چه تأثیری بر کسب‌وکار ما دارد؟
بسیاری از مدیران مردد هستند که برای اجرای پروژه‌های شرکت مدیر پروژه استخدام کنیم یا نه. این بیشترین سؤالی است که از دکتر ماکان آریا پارسا پرسیده می‌شود. برای رسیدن به یک پاسخ قطعی برای این سؤال، به مزایایی که داشتن یک مدیر با این تخصص برای سازمان دارد اشاره می‌کنیم.
برای آشنایی بیشتر با دکتر ماکان آریا پارسا روی لینک زیر کلیک کنید:
همسویی اهداف مشتری و سازمان
کارکنان سازمان همیشه به دنبال اهدافی هستند که مدیران برای آن‌ها تعیین می‌کنند. اهداف سازمان، برنامه‌های استراتژیک و نقشه راه سازمان را تعیین می‌کنند؛ بنابراین برنامه‌ریزی‌های مهم سازمان کاملاً به هدف‌گذاری‌های آن‌ها بستگی دارد. این اهداف، مخصوصاً در شرکت‌های خدماتی، باید همسو با اهداف مشتری‌های شرکت باشد.
هماهنگی بین اعضای سازمان و مشتری در پیگیری هدف‌ها به عهده مدیران پروژه است. چرا که استراتژی کسب‌وکار در زمان‌های مختلف، متغیر است و این باتوجه‌به تغییر اهداف مشتری انجام می‌گیرد. به‌این‌علت است که حضور یک مدیر با تخصص اجرای پروژه اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
رهبری تیم
همان‌طور که وجود یک رهبر برای سازمان مهم و مؤثر است، نقش‌آفرینی یک رهبر در تیم‌های کوچک‌تر هم بسیار مهم است. بدون رهبر، یک تیم می‌تواند مانند یک کشتی بدون ملوان باشد. این کشتی حرکت می‌کند، اما جهتی ندارد. رهبر تیم از توانایی‌های مختلف کارکنان استفاده می‌کند و آن‌ها را آماده می‌کند تا وظایف را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.
همانند یک رهبر قدرتمند، مدیر پروژه وظیفه دارد تا برای اعضای تیم چشم‌انداز تعریف کند، به آن‌ها انگیزه بدهد، موانع را از سر راه بردارد و با مربیگری آن‌ها را به سمت اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت سازمان هدایت کند.
تضمین اجرای پروژه
یکی از مزیت‌های مهمی‌که مدیران پروژه برای سازمان دارند، این است که برای انجام کارها یک تضمین واقعی دارند. در بسیاری از شرکت‌ها که این مدیران جایگاهی در آن ندارند، کارهای سپرده شده به تیم‌ها بدون زمان‌بندی مناسب و بدون هیچ برنامهٔ مناسبی اجرا می‌شود و این شرکت را در رسیدن به اهداف دچار چالش می‌کند.
تیم‌هایی که فاقد مدیر پروژه هستند، تمرکزی در اجرای پروژه ندارند و اهداف مبهمی هرکدام از اعضای تیم، اجرای پروژه را به سمت بیراهه می‌برد. زیرا اعضای تیم اصلاً نمی‌دانند که می‌خواهند چه کاری انجام دهند. پس مدیر پروژه وظایف اعضای تیم را باتوجه به اولویت‌ها و زمان‌بندی محدود، برنامه‌ریزی می‌کند و پروژه را سر موعد مقرر شده تحویل می‌دهد.
چه ویژگی‌هایی یک مشاور مدیریت پروژه را منحصربه‌فرد می‌کند؟
در اینجا برخی از مهارت‌های ضروری یک مشاور مدیر پروژه آورده شده است:
مهارت‌های نرم
همانند بقیه عناوین شغلی، مهارت‌های نرم برای مشاور پروژه هم از اهمیت بالایی برخوردار است. یکی از این مهارت‌هایی که یک مشاور مدیر پروژه با بقیه متمایز می‌کند، مهارت ارتباطی و بین‌فردی است. این مهارت، ازاین‌جهت اهمیت بالایی دارد که وجود مهارت‌های ارتباطی قوی می‌تواند منجر به تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها و مدیریت اعضای تیم شود. مشاوران مدیر پروژه به مهارت‌های ارتباطی مؤثر برای انتقال واضح ایده‌ها و وظایف به اعضای تیم از طریق ایمیل، گزارش‌ها و ارائه‌ها نیاز دارند.
مهارت‌های رهبری
رهبران خوب توانایی تأثیرگذاری بالایی روی اعضای تیم دارند. این تأثیرگذاری مقدمه موفقیت کسب‌وکار را رقم می‌زند. زیرا کسب‌وکاری که کارکنان فعالی ندارد، شکست‌های بزرگی را متحمل می‌شود.
مهارت‌های مدیریتی
اولویت‌بندی اهداف و وظایف، مدیریت هزینه و ریسک و فهم استراتژی‌های مناسب کسب‌وکار از جمله مهم‌ترین وظایفی است که مشاوران مدیریت پروژه را منحصربه‌فرد می‌کند. مهارت‌های مدیریتی نهایتاً به مدیریت مؤثر منابع شرکت کمک می‌کند.
مهارت‌های تحلیلی
بخشی از این مهارت مربوط به مهارت‌های نرم مانند تفکر انتقادی و بخشی مربوط به توانایی تحلیل داده‌های کسب‌وکار و کار با نرم‌افزارهای مختلف است. تحلیل داده‌های اجرایی پروژه، روند انجام کارها را بهبود می‌بخشد و میزان پیشرفت تیم را به‌صورت دقیق ارائه می‌دهد.
مهارت‌های حل مسئله
مهارت‌های حل مسئله به مشاوران مدیر پروژه کمک می‌کند تا راه‌حل‌های ممکن را برای چالش‌های پیش‌بینی نشده در طول اجرای پروژه را بیابند. توانایی ارائه راه‌حل‌های نوآورانه و اقدام برای رفع مشکلات می‌تواند در موفقیت به‌عنوان مشاور مدیر پروژه کمک کند.
آیا استخدام مدیر، جایگزین مناسبی برای مشاور مدیریت پروژه است؟
یک مدیر پروژه عالی وظیفه مدیریت تیم، تحویل به‌موقع نتایج پروژه و اجرای دقیق امور مربوطه را به عهده دارد.
اما مشاور مدیریت پروژه، وظایف اجرایی را برعهده ندارد و بیشتر روی کارهای تحلیلی و پیداکردن راه‌حل برای چالش‌های اصلی پروژه متمرکز است. مشاور با دید وسیع، نگاه استراتژیک و از بالایی که دارد، قدرت تحلیل بیشتری روی پروژه دارد.
همچنین یک نقطه قوت مشاور این است که روی مسائل کاملاً بی‌طرف نظر می‌دهد و این نداشتن تعصب روی شخص یا سازمان خاصی اهداف واضح‌تری را برای آن متصور می‌سازد. بنابراین مدیر پروژه با همکاری مشاور، می‌توانند یک تیم را در اجرای پروژه همراهی و هدایت کنند.
سخن پایانی
بدون مدیران پروژه، تیم‌ها و مشتریان در معرض مدیریت آشفته، اهداف نامشخص، کمبود منابع، برنامه‌ریزی غیرواقعی، ریسک و زمان نادقیق تحویل پروژه‌ها قرار می‌گیرند. انجام این هزینه، از هزینه‌های زیاد دیگری جلوگیری می‌کند و شرکت را به سمت اهداف دقیق‌تر سوق می‌دهد.
برگزاری جلسات مشاوره با دکتر ماکان آریا پارسا سازمان‌ها را در اجرای دقیق‌تر پروژه ارتقا می‌دهد. حتی سازمان‌هایی که اهداف کوتاه‌مدت دارند، از خدمات مدیریت پروژه بهره می‌گیرند.
سؤالات متداول
- چه ویژگی‌هایی را در انتخاب مشاور مدیریت پروژه ملاک قرار دهیم؟
مهم‌ترین ویژگی‌های شخصیتی و مهارتی را برای بهترین مشاوران این رشته در محتوای مقاله بیان کردیم. اما چیزی که مهم است انتخاب یک مشاور باتجربه بالا است که علاوه بر بهره‌مندی از توانایی‌های علمی و تخصصی ایشان از تجربه وی در جلسات مشاوره بهره ببریم.
- برون‌سپاری خدمات مدیریت پروژه چقدر می‌تواند برای ما مفید باشد؟
این کار شاید برای کسب‌وکارهای کوچک خیلی مفید نباشد. اما برای اطلاع دقیق از استخدام مدیر یا مشاور، برگزاری یک جلسه مشاوره می‌تواند از اتلاف هزینه‌های زیادی جلوگیری کند.